La présente vous est remise afin de vous donner toutes les informations nécessaires compte tenu de la récente modernisation de différentes lois visant la protection de vos renseignements personnels.
Lorsque vous sollicitez les services offerts par notre cabinet comptable, Martine Adam CPA Inc, nous recueillons dans votre dossier, différents renseignements personnels vous identifiant de façon directe ou indirecte tels que :
- vos coordonnées, comme votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale, votre adresse postale, votre courriel et votre numéro de téléphone;
- vos informations financières, comme des informations relatives à vos revenus, salaire, autres avantages sociaux, déclarations de revenus;
- des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- des renseignements relatifs à des services que nous vous avons rendus; des informations qui nous sont fournies ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services;
- des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture de services publics, une preuve de propriété véritable; des renseignements relatifs au marketing et à vos préférences de communication;
- des données sur les fichiers témoins (cookies) de votre fureteur, liées à votre utilisation de notre site internet ou de nos portails, notamment votre adresse IP, votre identifiant, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites ainsi que les pages consultées. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter notre politique sur les fichiers témoins;
- tout autre renseignement à caractère personnel vous concernant ( ou concernant des tiers ) que vous nous communiquez;
- des renseignements contenus dans votre dossier et ceux relatifs à vos services reçus ou demandés, ainsi que d’autres renseignements nécessaires pour exécuter notre mandat;
Collecte de vos renseignements :
Nous obtenons vos renseignements personnels, à l’oral comme à l’écrit, directement de vous ou en consultant différents dossiers gouvernementaux et/ou provenant de différents professionnels tel que fiscalistes, notaires, CPA ou autres. Votre CPA recueille uniquement les renseignements qui sont nécessaires pour vous rendre les services que vous nous avez mandatés.
Communication à des tiers :
Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers, notamment à :
des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels l’hébergement et le traitement de données, l’assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l’analyse, et d’autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres; des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons; des conseillers professionnels, comme des avocats, des notaires, des fiscalistes ou des auditeurs; des assureurs; des organismes de réglementation et autres organismes professionnels; des autorités fiscales, de valeurs immobilières, des agences d’évaluation de crédit; des agences et régulateurs fédéraux ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valable; toutes personnes ou organisations, y compris un organisme d’enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi; toute entreprise dans le cadre d’une réorganisation de notre firme ou d’un autre changement de contrôle de notre firme; tous autres tiers lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation.
Conservation et utilisation de vos renseignements :
Votre dossier est conservé de manière confidentielle et sécuritaire par notre bureau. L’équipe utilise les renseignements contenus à votre dossier pour les fins des mandats qui vous sont offerts.
Afin de nous permettre de vous rendre les services, vos renseignements peuvent être partagés, lorsque nécessaire en obtenant votre autorisation au préalable.
Si un accès à vos renseignements personnels est requis, cet accès sera limité et encadré afin de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Les professionnels concernés sont liés par des exigences légales ou contractuelles en matière de protection des données.
Il est à noter que le professionnel qui reçoit communication de vos renseignements personnels pourrait les conserver dans leur base de données sécurisées.
Seules les personnes autorisées par le cabinet de Martine Adam CPA Inc et dont les fonctions le requièrent ont accès aux renseignements personnels, et ce, pour des fins spécifiques. Ces personnes autorisées sont tenues de respecter le caractère confidentiel d’un tel renseignement.
Vos renseignements personnels sont conservés tant que nous demeurons votre représentant professionnel. Si vous cessez d’être notre client, vos renseignements seront alors conservés pour la durée requise par les différentes lois encadrant notre pratique professionnelle et code de déontologie qui régit l’exercice de la profession et ils seront par la suite détruits sécuritairement.
Droit de restreindre, refuser ou retirer l’accès de vos renseignements :
Dans certaines circonstances, la loi vous permet de restreindre, refuser ou retirer l’accès à tout ou partie de vos renseignements. Il est à noter que ce type de demande pourrait vous empêcher, dans certains cas, de recevoir le service demandé. Si telle est votre décision, veuillez nous en aviser, celui-ci pourra vous expliquer davantage les implications et confirmer votre décision.
Accès à vos renseignements et rectification :
En tout temps, vous avez le droit de demander d’avoir accès à vos renseignements personnels ou de les faire rectifier. Il suffit de vous adresser au personnel sur place.
Consentement :
En nous donnant certains mandats, vous confirmez consentir aux éléments mentionnés précédemment.
Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé. En utilisant notre site web ou en transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à cette Politique et à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette Politique. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis en nous contactant ou en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique « nous contacter ». Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous êtes offerts ou les fonctionnalités de notre site web ou de nos portails.
Pour toutes questions, n’hésitez pas à demander à notre personnel de vous mettre en contact avec le responsable de la protection des renseignements personnels de nos bureaux.